Conflict of Interest Statement Formats

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Innovation Management Directorate    
नवाचार प्रबंधन निदेशालय    
Council of Scientific and Industrial Research    
वैज्ञानिक तथा औद्योगिक अनुसंधान परिषद    
2, Rafi Marg, Anusandhan Bhawan, New Delhi - 110001    
2, रफी मार्ग, अनुसंधान भवन, नई दिल्ली - 110001

सं. No.1/CSIR-SEC/202108 दिसंबर, 2021     

 

विषय: अनुसंधान और प्रशासन में नैतिकता के लिए सीएसआईआर दिशानिर्देश -- हितों के टकराव सम्बंधित वक्तव्य में संशोधन सम्बंधित     
CSIR Guidelines for Ethics in Research and Governance — Modification in the Conflict of Interest Statement - reg.

1. अनुसंधान और प्रशासन में नैतिकता के लिए सीएसआईआर दिशानिर्देश, 2019 को 'स्थायी प्रकाशन, नैतिकता और वैज्ञानिक सतर्कता समिति (एसईसी)' और वैज्ञानिक जांच बोर्ड (एसआईबी) जैसी समितियों के गठन के माध्यम से सीएसआईआर में लागू किया जा रहा है।

   CSIR Guidelines for Ethics in Research and Governance, 2019 is being implemented across CSIR through the Ethics Officers, and Committees such as ‘Standing Publications, Ethics and Scientific Vigilance Committee (SEC)’ and Scientific Investigation Board (SIB).

2. प्रशासन में नैतिकता के पहलुओं पर संदर्भ विशेष रूप से उल्लेखनीय है। सामान्य प्रशासन के तहत कई गतिविधियां हैं जैसे नियुक्तियां और आवधिक मूल्यांकन, धन का आवंटन, प्रशिक्षण कार्यक्रम और प्रतिनियुक्ति, कर्मचारियों की नियुक्ति, परियोजना कर्मचारियों और छात्रों की नियुक्ति, अन्य शामिल हैं। प्रशासन में निर्णय लेने में पारदर्शिता और निष्पक्षता, व्यक्तिपरकता से संबंधित चुनौतियों पर काबू पाने की आवश्यकता होती है। यह सुनिश्चित करने के लिए कि निर्णय लेने की प्रक्रिया निष्पक्ष और पारदर्शी है एवं सभी को समान अवसर दिया जा रहा है, संभावित और कथित हितों के टकराव (सीओआई) से संबंधित पहलुओं का पता लगाया जाना जरूरी है। इस प्रकार दिशानिर्देशों में संदर्भित सीओआई का बयान सी एस आई आर और उसके प्रयोगशालाओं में चल रही सभी प्रशासनिक और तकनीकी गतिविधियों के लिए महत्वपूर्ण है।

   Reference is drawn, particularly, to the aspects of Ethics in Governance. The activities under general governance are several and cover appointments and periodic evaluations, allotment of funds, training programs and deputations, placement of staff, engagement of project staff and students, among others. Governance entails transparency and fairness in decision making, overcoming challenges related to subjectivity. In order to ensure that decision making process is fair and transparent, thereby providing equal opportunity to all, aspects related to potential and perceived Conflict of interest (CoI) is to be ascertained. The CoI statement referred in the Guidelines thus is important for all administrative and technical activities being pursued at CSIR, including its constituents.

3. सही प्रशासन की भावना को ध्यान में रखते हुए तथा सीएसआईआर के प्रशासन में नैतिकता के उच्चतम मानक को बनाए रखने के लिए, महानिदेशक, सीएसआईआर ने हितों के टकराव के लिए घोषणा प्रारूपों को मंजूरी दी है। सक्षम प्राधिकारी का अनुमोदन इस प्रकार है-:

   In order to facilitate keeping up the spirit of right governance and maintaining highest standard of Ethics in Governance across CSIR, DG CSIR has approved declaration formats for stating one’s potential or perceived conflict of interest or otherwise. The approval of the Competent Authority is as follows:

4. नीचे उल्लिखित संगठनात्मक गतिविधियों के संचालन में उभरने वाली दो अलग-अलग स्थितियों में हितों का टकराव भिन्न हो सकता है:

   1. जहां, एक सदस्य, संभावित हितों के टकराव के साथ, उसे आंशिक रूप से या पूरी तरह से उक्त समिति की कार्यवाही में भाग लेने से मना कर सकता है; तथा
   2. वहीं, समिति का एक सदस्य जिसकी समिति में निरंतर भागीदारी आवश्यक है, लेकिन उसकी आधिकारिक कार्यात्मक भूमिका के कारण पहले उस व्यक्ति (व्यक्तियों) या संगठन (ओं) या दोनों के साथ व्यवहार किया जा सकता है, जो इस विषय में वर्तमान प्रतिभागी हैं। उक्त समिति का मामला ऐसी घटना में उक्त समिति की कार्यवाही में उक्त सदस्य की भागीदारी में हितों के टकराव की कथित स्थिति हो सकती है। उदाहरण: (i) एक परियोजना के प्रधान अन्वेषक या प्रमुख, परियोजना प्रबंधन और मूल्यांकन समूह, पीएचडी डिग्री के लिए परियोजना स्टाफ या स्नातक छात्रों के चयन के लिए एक समिति का एक अभिन्न अंग हैं; (ii) प्रमुख, व्यवसाय विकास प्रौद्योगिकी हस्तांतरण या किसी अन्य व्यावसायिक सौदे के नियमों और शर्तों का आकलन करने वाली समिति का एक अभिन्न अंग है, और जिसने उक्त कंपनी/ग्राहक के साथ पहले समान क्षमता या परियोजना अन्वेषक के रूप में कार्य किया है।

   The Conflict of Interest may vary keeping in view two distinct situations that may emerge in conducting organizational activities that are mentioned below:

   1. Wherein, a member, with potential Conflict of Interest could recuse him/herself of participation in the proceedings of the said Committee, either partly or completely; and
   2. Wherein, a member of the Committee whose continued participation in a Committee is essential, but owing to his/her official functional role may have previously dealt with the person(s) or organization(s) or both, that are current participants in the subject matter of the said Committee. In such an event, there may be a perceived Conflict of Interest situation in the participation of the said member in the proceedings of the said Committee. Examples: (i) the Principal Investigator of a project or Head, Project Management & Evaluation Group, are an integral part of a Committee for selection of project staff or graduate students for PhD degree; (ii) Head, Business Development is an integral part of a Committee assessing terms and conditions of technology transfer or any other business deal, and who has dealt with the said Company/client earlier in the same capacity or as project investigator.

5. सीएसआईआर का मानना है कि उपरोक्त स्थितियों को संबोधित करने के लिए संबंधित समिति के सदस्यों से घोषणाओं के दो अलग-अलग प्रारूप होना महत्वपूर्ण होगा। आवश्यकताओं के आधार पर, सदस्य इस कार्यालय ज्ञापन के अनुलग्नक के रूप में दिए गए घोषणा पत्र के प्रारूप 1 (अनुलग्नक 1) या प्रारूप 2 (अनुबंध 2) पर हस्ताक्षर कर सकते हैं।

   CSIR observes that it would be important to have two different formats of Declarations from the concerned Committee members to address the aforesaid situations. Based on the requirements, the members may sign either Format 1 (Annexure 1) or Format 2 (Annexure 2) of the Declaration Form as provided as Annexure to this Office Memorandum.

6. अपनी भागीदारी की प्रकृति के आधार पर, सीएसआईआर समितियों के सदस्य अपने सीओआई की घोषणा यदि हो, तो कर सकते हैं | मामले पर उचित विचार और सिफारिशों के लिए, संभावित या कथित सीओआई वाले सदस्यों के घोषणा प्रपत्र समिति के अध्यक्ष को और अध्यक्ष के मामले में सक्षम प्राधिकारी, सीएसआईआर मुख्यालय/ सीएसआईआर प्रयोगशालाओं को प्रस्तुत किए जा सकते हैं। अध्यक्ष या सक्षम प्राधिकारी का निर्णय इन मामलों में अंतिम और बाध्यकारी होगा।

   Depending on the nature of their participation, members of CSIR Committees may declare their CoI, if any and the Declaration forms of members with potential or perceived CoI may be submitted to the Chairperson of the Committee, and in case of the Chairperson to the Competent Authority, CSIR Hqrs., or CSIR labs, for due consideration and recommendations on the matter. The decision of the Chairperson or Competent Authority, as the case may be, will be final and binding.

7. सीएसआईआर मुख्यालय (सभी प्रभाग/निदेशालय/इकाइयां) और सीएसआईआर प्रयोगशालाएं यह सुनिश्चित करें कि सभी समितियों के सदस्य अपनी उक्त समितियों की गतिविधियों में भाग लेने से पहले घोषणा पत्र पर हस्ताक्षर करें। इसके अलावा, प्रत्येक बैठक के लिए, सभी समितियों के संयोजक सदस्य, उन सदस्यों के नामों की सूची जो उक्त कार्यवाही से खुद को आंशिक या पूर्ण रूप से अलग करने का विकल्प चुनते हैं, उक्त समिति की कार्यवाही में संलग्न करें, जिसे समिति के अध्यक्ष द्वारा देखा और समर्थन किया जायेगा (अनुलग्नक 3 देखें)।

   CSIR Hqrs (all Divisions/Directorates/Units) and CSIR laboratories may ensure that all members of all Committees sign the Declaration Form prior to taking part in the activities of their said Committees. Further, for every meeting, the conveners of all Committees may put together a list of members who opt to recuse themselves in part or full, from the said proceedings or are required to continue in the proceedings, which will be seen and endorsed by the Chairperson of the said Committee (see Annexure 3).

8. सीएसआईआर मुख्यालय/सीएसआईआर प्रयोगशालाएं हितों के टकराव की घोषणा के बयानों को गोपनीय/वर्गीकृत दस्तावेज की तरह सुरक्षित रखेंगी | सीएसआईआर मुख्यालय और सीएसआईआर प्रयोगशालाओं के संबंधित प्रभाग/ निदेशालय/ इकाइ इन प्रपत्रों की हस्ताक्षरित प्रतियां संबंधित समितियों की कार्यवाही के साथ फाइल करेंगी तथा सुरक्षित रखेंगी |

   The CSIR Hqrs/CSIR laboratories shall maintain the Conflict of Interest declaration statements in a manner as confidential/classified documents are treated. The signed copies of these forms will be filed along with proceedings of the respective Committees and will be the maintained by respective Divisions/Directorates/Units of CSIR Hqrs and CSIR laboratories.

(राजेंद्र प्रसाद सिंह)    
मुख्य वैज्ञानिक और प्रमुख, आईएमडी

प्रतिलिपि Copy to:

1. सभी सदस्यों को; To all Members of SEC;
2. निजी सचिव, महानिदेशक, सीएसआईआर; संयुक्त सचिव (प्रशासन), सीएसआईआर, वित्तीय सलाहकार, सीएसआईआर; PS to DG, CSIR; JS (Admn), CSIR; FA, CSIR;
3. सीएसआईआर हैडक्वार्टर- सभी विभागों के प्रमुख; HODs of CSIR Headquarters;
4. सभी सीएसआईआर प्रयोगशालाओं/संस्थानों के निदेशक; Director of all CSIR Laboratories/Institutes;
5. प्रशासन नियंत्रक/प्रशासनिक अधिकारी, सीएसआईआर प्रयोगशालाएं; COA/AO of CSIR Laboratories;
6. केंद्रीय सतर्कता अधिकारी, सीएसआईआर; CVO, CSIR;
7. विधि सलाहकार, सीएसआईआर; LA, CSIR;
8. कार्यालय ज्ञापन अपलोड करने के लिए आईटी प्रभाग; IT Division for uploading the OM on CSIR website;
9. कार्यालय प्रति; Office Copy

अनुलग्नक १

हितों के टकराव पर घोषणा प्रपत्र (प्रारूप १)

मैं एतद्द्वारा प्रमाणित और वचन देता/देती हूं कि मेरे किसी भी रिश्तेदार, छात्र, सहयोगी, समूह के सदस्य या संस्थागत सदस्य, या ग्राहक, पूर्व या वर्तमान, पर निर्णय लेने के लिए प्रस्तावित बैठक में विचार नहीं किया जा रहा है।

इसके अलावा, मैं प्रमाणित करता/करती हूं कि मैं और मेरे परिवार के सदस्य, सहकर्मी, या व्यक्तिगत प्रकृति के संबंधों में अन्य लोग परियोजना, प्रौद्योगिकी हस्तांतरण, लाइसेंस, अनुसंधान, खरीद, या किसी अन्य मामले में शामिल नहीं हैं (कृपया निर्दिष्ट करें ……………… ....), जिनमें से मैं समिति का सदस्य हूं।

यदि बैठक के दौरान हितों का टकराव उत्पन्न होता है, तो मैं समिति के अध्यक्ष* को तुरंत सूचित करने और बैठक से आंशिक या पूर्ण रूप से खुद को अलग करने का वचन देता/ देती हूं। इसे बैठक की कार्यवाही/मिनटों में दर्ज किया जाएगा।

*अध्यक्ष के मामले में, यह सक्षम प्राधिकारी होगा

हस्ताक्षर

नाम:___________________________    
पद:___________________________    
संस्थागत संबद्धता:___________________________    
दिनांक:    
स्थान :     




 

Annexure I

Declaration Form on Conflict of Interest (Format 1)

I hereby certify and undertake that none of my relatives, students, collaborators, group members or institutional members, or client, former or current, is/are being considered in the proposed meeting for decision making.

Further, I certify that neither I nor my family members, colleagues, or others in relationships of personal nature are involved in the project, technology transfer, license, research, purchase, or any other matter (Please specify……………………….), of which I am a member of the Committee.

If a conflict of interest arises during the meeting, I commit to immediately notify the Committee's Chairperson* and recuse myself, either in part or full, from the meeting. The same shall be recorded in the proceedings/minutes of the meeting.

*In case of Chairperson, it would be the Competent Authority

Signature

Name: ______________________________    
Designation: _____________________________    
Institutional Affiliation: _______________________________ Date:     
Place:     





 

अनुलग्नक – २

हितों के टकराव पर घोषणा प्रपत्र (प्रारूप २)

मैं एतद्द्वारा यह घोषणा करता/करती हूं कि मेरे रिश्तेदारों, छात्रों, सहयोगियों, समूह के सदस्यों या संस्थागत सदस्यों, या ग्राहक, पूर्व या वर्तमान, पर निर्णय लेने के लिए प्रस्तावित बैठक में विचार किया जा रहा है।

और/या

मैं एतद्द्वारा यह घोषणा करता/करती हूं कि मैं और/या मेरे परिवार के सदस्य, सहकर्मी, या अन्य, पूर्व या वर्तमान, व्यक्तिगत प्रकृति के संबंधों में परियोजना, प्रौद्योगिकी हस्तांतरण, लाइसेंस, अनुसंधान, खरीद, या किसी अन्य मामले में शामिल हैं (कृपया निर्दिष्ट करें …… ………………….), जिनमें से मैं समिति का सदस्य हूं।

मैं एतद्द्वारा यह घोषणा करता/करती हूं कि ............ के रूप में मेरी कार्यात्मक भूमिका के कारण, समिति की कार्यवाही में मेरी निरंतर भागीदारी आवश्यक है।

हालांकि, उपरोक्त संभावित/कथित हितों के टकराव की स्थिति के उचित संज्ञान में, मैं वचन देता/देती हूं और प्रमाणित करता/करती हूं कि मैं कार्यवाही में नैतिक रूप से कार्य करने के लिए प्रतिबद्ध हूं और यह सुनिश्चित करता/करती हूं कि मैं ऐसी स्थिति में अपनी राय सुरक्षित रखूंगा/रखूंगी और/या मेरी राय के कारण समिति के निर्णय में कोई बदलाव नहीं होगा।

मैं इस घोषणा के माध्यम से उक्त मामले पर समिति के अध्यक्ष* को सूचित करने के लिए भी प्रतिबद्ध हूं। इसे बैठक की कार्यवाही/मिनटों में दर्ज किया जाएगा।

ऐसी स्थिति में, मैं समिति की कार्यवाही में मेरी निरंतर भागीदारी पर अध्यक्ष के निर्णय का पालन करूंगा/ करूंगी, ताकि यह सुनिश्चित किया जा सके कि संदर्भ के विषय पर समिति के निर्णय, बिना किसी व्यक्ति (व्यक्तियों) विशेष या संगठन(ओं) के लिए पूर्वाग्रह या अन्यथा के लिए नहीं, बल्कि पूरी तरह से योग्यता आधारित और पारदर्शी होंगे |

*अध्यक्ष के मामले में, यह सक्षम प्राधिकारी होगा

हस्ताक्षर

नाम:___________________________    
पद:___________________________    
संस्थागत संबद्धता:___________________________ दिनांक:    
स्थान :     





 

Annexure-2

Declaration Form on Conflict of Interest (Format 2)

I hereby state that my relatives, students, collaborators, group members or institutional members, or client, former or current, is/are being considered in the proposed meeting for decision making.

And/Or

I hereby state that I and/or my family members, colleagues, or others, former or current, in relationships of personal nature are involved in the project, technology transfer, license, research, purchase, or any other matter (Please specify……………………….), of which I am a member of the Committee.

I hereby state that owing to my functional role as …., my continued participation in the proceedings of the Committee is required.

However, in due cognizance of the aforesaid potential/perceived conflict of interest situation, I undertake and certify that I commit to act ethically in the proceedings and ensure that I shall reserve my opinion in such a situation and/or that my opinion would not alter the decision of the Committee.

I also commit to notify the Committee's Chairperson* on the aforesaid matter through this Declaration. The same shall be recorded in the proceedings/minutes of the meeting.

In such an event, I shall abide by the decision of the Chairperson on my continued participation in the proceedings of the Committee, so as to ensure that the Committee decisions on the subject matter of reference will be solely merit-based and transparent, with no room for bias or otherwise to any particular individual(s) or organization(s).

*In case of Chairperson, it would be the Competent Authority

Signature

Name: ___________________________    
Designation:___________________________     
Institutional Affiliation:___________________________ Date:     
Place:     







 

अनुलग्नक-३

इस विषय पर समिति के निम्नलिखित सदस्य: …………. ...(ओएम संख्या और तारीख का संदर्भ दें) ने समिति को सौंपे गए उत्तरदायित्व के मामलों पर संभावित/कथित हितों के टकराव के मुद्दों का संकेत दिया है, और

1. (i) खुद को आंशिक या पूर्ण रूप से कार्यवाही से अलग कर लिया है;
2. (ii) नैतिक रूप से कार्य करने के लिए हस्ताक्षरित घोषणा के साथ समिति की कार्यवाही का हिस्सा बने रहेंगे

*अध्यक्ष के मामले में, यह सक्षम प्राधिकारी होगा

(समिति के अध्यक्ष के हस्ताक्षर)    
नाम:    
पद:    
संस्थागत संबद्धता:    
दिनांक:    
स्थान:

Annexure 3

The following members of the Committee on the subject: …………. (provide reference of the OM no and date) have indicated to have potential/perceived conflict of interest issues on the matters of responsibility assigned to the Committee, and

1. have recused themselves in part or full from the proceedings;
2. will continue to be part of the Committee proceedings, with a signed declaration to act ethically

*In case of Chairperson, it would be the Competent Authority

(Signature of Chairman of the Committee)    
Name:     
Designation:     
Institutional Affiliation:     
Date:     
Place: