अंतर्राष्‍ट्रीय कार्यक्रमों के लिए वित्‍त मंत्रालय (व्‍यय विभाग) के दिनांक 31.05.2010 के का. ज्ञा. सं. 7(1)/ई कोऑर्ड/2010 (दिनांक 30.05.2018 के का. ज्ञा. सं. 19(36)/ई. कोऑर्ड/2018 द्वारा संशोधित) में उल्लिखित प्रक्रिया के अनुसार कार्रवाई करनी पड़ती है । सैद्धान्तिक रूप से प्रभारी मंत्री का अनुमोदन 4-6 माह पूर्व लिया जाए ।

भारत सरकार की आवश्‍यक क्‍लीयरेंस और सक्षम प्राधिकारी के अनुमोदन पर कार्रवाई करने के लिए निम्‍नांकित विवरण सहित सीएसआईआर के संस्‍थानों द्वारा प्रस्‍ताव प्रस्‍तुत किया जा सकता है:

1. सीएसआईआर की प्रयोगशाला/संस्‍थान के स्‍थानीय वित्‍त द्वारा विधिवत रूप से पुनरीक्षित कार्यक्रम के कुल अनुमानित व्‍यय का ब्रेकअप के साथ विवरण (उदाहरणार्थ यात्रा, स्‍थानीय परिवहन, आवास, भोजन एवं खानपान, स्‍थान बुकिंग, मुद्रण एवं प्रकाशन, पंजीकरण किट/बैग आदि पर व्‍यय) । कृपया ध्‍यान दें कि यह सीएसआईआर द्वारा समय-समय पर परिचालित सीएसआईआर/भारत सरकार के वित्‍त/व्‍यय प्रबन्‍धन मानदंडों/दिशा-निर्देशों के अन्‍तर्गत निर्धारित दरों के अनुरूप हो ।
2. अनुमोदित निधियों की मात्रा को इंगित करने वाले सरकारी वित्‍त पोषण विभागों/संगठनों से प्राप्‍त फर्म सपोर्ट लेटर्स की प्रतियों के साथ स्‍थानीय वित्‍त द्वारा विधिवत पुनरीक्षित सरकार की ओर से शामिल व्‍यय का विवरण (ब्रेकअप सहित), यदि कोई हो (अर्थात सीएसआईआर/भारत सरकार के विभाग आदि से प्राप्‍त निधियां)
3. अनुमोदित निधियों की मात्रा को इंगित करने वाले वित्‍तपोषक/प्रायोजक एजेंसियों से प्राप्‍त फर्म सपोर्ट लेटर्स की प्रतियों के साथ स्‍थानीय वित्‍त द्वारा विधिवत पुनरीक्षित बाह्य स्रोतों (गैर जीओआई स्रोत जैसे पंजीकरण शुल्‍क/उद्योग प्रायोजन आदि) से प्राप्‍त/प्राप्‍त किए जाने हेतु प्रस्‍तावित निधियों का विवरण
4. संस्‍थान के मौजूदा बैंक खाते से संचालित की जा रही कार्यक्रम की निधियों की पुष्टि करना । यदि अलग खाता खोला गया है तो वित्‍त सलाहकार, सीएसआईआर की अनुमति के साथ तत्‍सम्‍बन्‍धी विवरण उपलब्‍ध कराएं (बैंक खाता खोलने और उसके संचालन के सम्‍बन्‍ध में सीएसआईआर के दिनांक 11.11.2014 के का. ज्ञा. सं. 30-2 (37) 12011-आईएफडी द्वारा जारी किए गए आवश्‍यक अनुदेशों का संदर्भ ग्रहण करें )
5. कार्यक्रम को आयोजित करने में बाह्य एजेंसी (एजेंसियों) (राष्‍ट्रीय एवं विदेशी दोनों) यदि शामिल हैं, द्वारा निभाई जाने वाली भूमिका, उत्‍तरदायित्‍व और अन्‍य सहायता का विवरण । कृपया उनसे फर्म सपोर्ट लेटर की प्रति उपलब्‍ध कराएं ।
6. आरसी अनुमोदन की प्रतियां ।
7. उस व्‍यक्ति/एजेंसी का विवरण जो प्रतिभागियों को निमंत्रण पत्र जारी करेगा ।
8. विदेशी प्रतिभागी, यदि शामिल हैं, की यात्रा/आवास पर व्‍यय का विवरण तथा उन विदेशी प्रतिभागियों की सूची जिन्‍हें सीएसआईआर की प्रयोगशाला/संस्‍थान द्वारा यात्रा/आवास उपलब्‍ध कराया जाएगा ।
9. वित्‍त मंत्रालय के दिनांक 30.05.2018 के का. ज्ञा. सं. 19(36)/ई. कोऑर्ड/2018 में निर्धारित किए गए अनुसार विदेशों से आये प्रतिभागियों पर होने वाले यात्रा/आवासीय खर्च के लिए प्रतिबद्धता को न्‍यूनतम रखा जाए । इस संबंध में मंत्रालयों/विभागों द्वारा अत्‍यधिक किफायत और मितव्‍ययिता बरती जाए ।
10. यदि ऐसा कोई खर्च शामिल नहीं है, तो कृपया स्‍थानीय वित्‍त द्वारा विधिवत पुनिरीक्षित विवरण उपलब्‍ध कराएं, जो यह दर्शाता हो कि ‘‘इस कार्यक्रम में भारत सरकार/सीएसआईआर/प्रयोगशाला स्रोतों से विदेशी प्रतिनिधियों के यात्रा/आवास पर होने वाला व्‍यय शामिल नहीं है’’
11. वित्‍त मंत्रालय, भारत सरकार द्वारा जारी निदेशों के अनुसार मितव्‍ययिता उपायों के कारण 5 स्‍टार होटलों में सम्‍मेलनों को आयोजित किए जाने की अनुमति नहीं है ।
12. संलग्‍न प्रोफार्मा (अर्थात् पासपोर्ट विवरण, सम्‍पर्क विवरण, जन्‍म स्‍थान, राष्‍ट्रीयता आदि) के अनुसार अपेक्षित विदेशी प्रतिभागियों की पूर्ण और अंतिम सूची । कृपया ध्‍यान दें कि एमईए और एमएचए सदैव पूर्ण व अंतिम सूची मांगते हैं । आंशिक/अपूर्ण सूचियों पर विचार नहीं किया जाता है और क्‍लीयरेंस प्रक्रिया में कम से कम 6-8 सप्‍ताह लगते हैं ।
13. प्राइअर रेफरेंस कैटेगोरी (पीआरसी) वाले देशों (अर्थात् अफगानिस्‍तान, ईराक, पाकिस्‍तान, सूडान, पाकिस्‍तानी मूल के विदेशी और स्‍टेटलेस व्‍यक्तियों) से आये विदेशी प्रतिभागियों का विवरण अलग से उपलब्‍ध कराया जाना है । कृपया ऐसे प्रतिभागियों, यदि कोई हों, के सम्‍पूर्ण विवरण को अलग से संलग्‍न प्रोफार्मा (एमएस एक्‍सेल शीट) में प्रस्‍तुत करें क्‍योंकि उन्‍हें एमईए और एमएचए की विशिष्‍ट क्‍लीयरेंस की जरूरत होती है ।